De EG Group is in 2001 opgericht door de Issa familie. Het is een van ’s werelds toonaangevende onafhankelijke retailers met een gevestigde naam in het leveren van een breed forecourt aanbod. EG Group werkt samen met wereldwijde bekende merken binnen de brandstof en retail. Zij bedient meer dan 5400 benzinestations en convenience stores in Europa, VS en Australië.

Het Workflow Management bij de EG Group

Euro Garages heeft per land al haar wettelijke en bedrijf verplichte acties geïnventariseerd. Deze eenmalige of periodieke acties zijn per locatie ingericht en de bestaande rapporten zijn in Informis-DMS ingeladen. Informis-BI dashboards toont de compliance informatie. Per locatie, verplichting, land, categorie wordt de zogenaamde i-Score (de compliancy score) berekend. De leveranciers van Euro Garages hebben toegang tot de eigen documenten (afhankelijk van de rechten) en zien dezelfde dashboards voor hun gekoppelde activiteit, transparant en actueel. De leveranciers laden met behulp van makkelijke actieknoppen de periodieke inspectierapporten in en Euro Garages houdt hier toezicht op. Wanneer bij een inspectie een inbreuk wordt geconstateerd, wordt automatisch een openstaande actie in het Actiesysteem aangemaakt. Uiteraard is Informis meertalig en Euro garages laat wereldwijd haar leveranciers haar documenten inladen.

Audits middels digitale formulieren

Euro Garages voert haar Audits uit met behulp van digitale formulieren. Per categorie worden de vragen beantwoord en afhankelijk van de gegeven antwoorden worden scoringspercentage berekend. Dit wordt per categorie en in totaal gedaan. Bij het afronden wordt het auditrapport in PDF vorm gemaild naar de betrokkenen en automatisch opgeslagen in Informis-DMS. Er is een dashboard beschikbaar dat inzicht geeft in “fail” vragen per categorie, tijdsperiode, auditor, soort tankstation, land, merk, etc. Tijdens het uitvoeren van een audit kunnen acties ontstaan, en deze kunnen worden toegevoegd.

Wanneer bijvoorbeeld een brief van een Omgevingsdienst wordt ontvangen, dan wordt deze brief ingeladen in een nieuwe actie. Informis-WFM splitst het scherm en de gegevens van de brief kunnen makkelijk naar Informis-WFM worden gesleept, geen onnodig overtyp werk! Vanuit een actie kunnen weer één of meerdere acties worden aangemaakt en per actieregel wordt een actiehouder en een oplossingstijd vooraf voorgedrukt. De acties worden uitgezet bij de areasalesmanager en deze bepaalt per actie de vervolgstap. In de verschillende dashboards worden de openstaande en afgehandelde acties gevolgd.